Como fazer um Brainstorming eficaz?

Não é uma boa estratégia querer resolver os problemas sozinho. Muitos membros do departamento da Qualidade costumam preencher sozinhos os relatórios de 8D para responder as reclamações dos Clientes. Os engenheiros geralmente modificam os postos de trabalho sem envolver os operadores. As embalagens das peças são desenvolvidas sem a participação da Logística. A Manutenção gosta de modificar as máquinas sem consultar os fabricantes.

Cada vez mais, o tempo de resposta deve reduzir. Estamos querendo achar a solução antes mesmo de entender o problema. Uma das consequências é que as reincidências das falhas são mais frequentes.

Como membro do Comitê de Direção de uma Empresa, é minha obrigação buscar a Satisfação do Cliente. Eu tenho costume de aprovar os 8D antes de ser enviados aos clientes. Muitas vezes eu não fiquei convencido pela análise do problema e ainda menos pelo plano de ação proposto. Então eu chamava os membros do time na minha sala para melhorar o 8D. Geralmente, o time não tinha sentado junto ao redor de uma mesa para conversar e elaborar este plano de ação, o membro da Qualidade tinha conversado individualmente com cada um para conseguir elaborar um plano de ação sem mesmo ter explicado os motivos da reclamação.

Qualquer trabalho de resolução de problema deveria usar o Brainstorming, que é uma ferramenta muito boa, mas é preciso seguir os passos um por um para ter os resultados desejados. Então vamos entender quais são esses passos.

1° Organizar a sessão de Brainstorming. O organizador deve convidar os participantes individualmente, é preciso conversar com cada pessoa para explicar o motivo da reunião e confirmar antecipadamente que ele está disponível. Após deverá formalizar a reunião por e-mail e marcar na agenda eletrônica. No mínimo deverá ter 3 participantes, e no máximo 10, isso porque a sessão deve ser rápida e dinâmica. Incluir um gerente na sessão pode ajudar a tomar uma decisão, mas também pode inibir algumas pessoas e você não conseguirá achar algumas causas raízes! Uma reunião não deverá ultrapassar uma hora de duração, se não conseguiu finalizar o plano de ação, marcar uma nova sessão, de preferência no dia seguinte, para não perder a dinâmica.

2° Explicar o problema. O organizador deve apresentar em detalhes o problema, ele deve ter levantado dados antes da reunião para poder responder as questões dos membros. Alguns exemplos: Quem notificou o problema? Quantas vezes o problema foi identificado? Esse problema é novo? Desde quando esse problema foi detectado? Esse passo deve durar entre 5 e 10 minutos.

3° Levantar possíveis causas. É preciso responder a esta pergunta: Porque esse problema pode ter ocorrido? Existem 2 técnicas para essa fase do Brainstorming: Perguntar para cada membro um após do outro até não ter mais ideias e escrever as possíveis causas num quadro ou flipchart; ou cada membro escreve suas propostas em post-it. Pessoalmente eu prefiro perguntar e escrevê-las uma por uma, isso porque as pessoas vão estar estimuladas pelas ideias dos outros. Mas o organizador deve ser muito cuidadoso nesta etapa, não pode censurar ou criticar os outros, todo mundo pode falar o que quiser, mesmo que seja aparamente impossível! Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos.

4° Avaliar as possíveis causas. Precisa-se agrupar as causas em famílias, a ferramenta da “espinha de peixe” (Hishikawa) é uma boa opção. Ao ler as ideias, a primeira análise será: Isso é uma possível causa ou uma possível ação? É muito importante focar em causas primeiro, caso a proposta fosse uma possível solução, o time deve se perguntar: Qual falha esta solução iria resolver? Assim os membros poderão identificar novas possíveis causas. Após ter agrupadas todas ideias em famílias, perguntar: Não haveria outras possíveis causas para cada família? Esse passo deve durar entre 5 e 10 minutos.

5° Levantar possíveis ações. Para cada família é preciso responder a pergunta: Como poderia eliminar essas possíveis causas do problema? Fazer rodadas de perguntas para cada família. De novo, cuidado, não se pode criticar as ideias dos outros! Geralmente há menos possíveis ações do que causas. Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos.

6° Ponderar as possíveis ações. Este passo é muito importante, o time vai precisar avaliar cada possível ação para saber se a empresa vai poder se comprometer em fazer isso! Uma boa técnica é determinar uma nota de 1 a 10 para estes 3 critérios: Quanto tempo vai demorar para implementar essa ação? (1 significa: alguns dias / 10 significa: mais de 1 ano); Quanto vai custar para fazer as modificações? (1 : sem custo / 10 : investimento alto); Temos pessoas capazes de implementar essa ação? (1 : temos pessoa capacitada e disponível / 10 : precisa contratar um especialista). Após multiplica os 3 critérios para calcular a dificuldade (Tempo 3 x Custo 5 x Pessoa 2 = Dificuldade 30). Deve-se ponderar todas as ações e classificá-las da mais fácil (Dificuldade 1) até a mais difícil (Dificuldade 1000). Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos.

7° Elaborar um Plano de Ação. Selecione as 10 ações mais fáceis e para cada um escrever junto com o time: O que vai ser feito? Porque vai ser feito? Onde vai ser feito? Como vai ser feito? Quanto vai custar? Quem vai fazer? Quando vai iniciar as atividades? Até quando vai acabar a ação? (5W2H). É importante que cada membro do time seja responsável pelo mínimo de uma ação, assim eles estarão mais comprometidos e participativos. Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos. Se faltar tempo para finalizar esse passo, marque uma outra reunião para o dia seguinte para finalizar.

8° Elaborar um plano de monitoramento. Concordar com uma agenda de reuniões para monitorar as ações. O organizador da sessão de Brainstorming deverá confirmar as datas por e-mail e lembrar os participantes individualmente um dia antes de cada reunião.

O conhecimento não tem limite, estamos aprendendo novas coisas todos os dias. Mesmo os maiores especialistas precisam ficar atentos e procurar novas informações sem parar. O ciclo de aprendizagem tem 3 etapas importantes: 1° receber o ensinamento; 2° colocar em prática o conhecimento; 3° ensinar o que sabe para se aperfeiçoar. Então chame pessoas para fazer sessões de Brainstormnig e logo você vai se tornar uma pessoa chave na sua empresa. Primeiro porque você vai aprender muitas coisas, segundo porque você vai fazer as pessoas interagir e resolver muitos problemas.

É muito mais difícil descobrir as possíveis causas dos problemas do que propor possíveis soluções. Você deve sempre perguntar 5 vezes “por quê?” quando avalia uma causa ou uma solução. Um bom plano de ação deve sempre ter 3 dimensões: Ações de Contenção: O que precisa ser feito para conter o problema imediatamente? Ações Corretivas: O que modificar para eliminar o problema? Ações Preventivas (e abrangência): Como vamos assegurar que esse problema não apareça de novo?

Bruno Viandier

Expert Industrial & Mentor
bruno@exige.com.br

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