Como fazer um Brainstorming eficaz?

Não é uma boa estratégia querer resolver os problemas sozinho. Muitos membros do departamento da Qualidade costumam preencher sozinhos os relatórios de 8D para responder as reclamações dos Clientes. Os engenheiros geralmente modificam os postos de trabalho sem envolver os operadores. As embalagens das peças são desenvolvidas sem a participação da Logística. A Manutenção gosta de modificar as máquinas sem consultar os fabricantes.

Cada vez mais, o tempo de resposta deve reduzir. Estamos querendo achar a solução antes mesmo de entender o problema. Uma das consequências é que as reincidências das falhas são mais frequentes.

Como membro do Comitê de Direção de uma Empresa, é minha obrigação buscar a Satisfação do Cliente. Eu tenho costume de aprovar os 8D antes de ser enviados aos clientes. Muitas vezes eu não fiquei convencido pela análise do problema e ainda menos pelo plano de ação proposto. Então eu chamava os membros do time na minha sala para melhorar o 8D. Geralmente, o time não tinha sentado junto ao redor de uma mesa para conversar e elaborar este plano de ação, o membro da Qualidade tinha conversado individualmente com cada um para conseguir elaborar um plano de ação sem mesmo ter explicado os motivos da reclamação.

Qualquer trabalho de resolução de problema deveria usar o Brainstorming, que é uma ferramenta muito boa, mas é preciso seguir os passos um por um para ter os resultados desejados. Então vamos entender quais são esses passos.

1° Organizar a sessão de Brainstorming. O organizador deve convidar os participantes individualmente, é preciso conversar com cada pessoa para explicar o motivo da reunião e confirmar antecipadamente que ele está disponível. Após deverá formalizar a reunião por e-mail e marcar na agenda eletrônica. No mínimo deverá ter 3 participantes, e no máximo 10, isso porque a sessão deve ser rápida e dinâmica. Incluir um gerente na sessão pode ajudar a tomar uma decisão, mas também pode inibir algumas pessoas e você não conseguirá achar algumas causas raízes! Uma reunião não deverá ultrapassar uma hora de duração, se não conseguiu finalizar o plano de ação, marcar uma nova sessão, de preferência no dia seguinte, para não perder a dinâmica.

2° Explicar o problema. O organizador deve apresentar em detalhes o problema, ele deve ter levantado dados antes da reunião para poder responder as questões dos membros. Alguns exemplos: Quem notificou o problema? Quantas vezes o problema foi identificado? Esse problema é novo? Desde quando esse problema foi detectado? Esse passo deve durar entre 5 e 10 minutos.

3° Levantar possíveis causas. É preciso responder a esta pergunta: Porque esse problema pode ter ocorrido? Existem 2 técnicas para essa fase do Brainstorming: Perguntar para cada membro um após do outro até não ter mais ideias e escrever as possíveis causas num quadro ou flipchart; ou cada membro escreve suas propostas em post-it. Pessoalmente eu prefiro perguntar e escrevê-las uma por uma, isso porque as pessoas vão estar estimuladas pelas ideias dos outros. Mas o organizador deve ser muito cuidadoso nesta etapa, não pode censurar ou criticar os outros, todo mundo pode falar o que quiser, mesmo que seja aparamente impossível! Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos.

4° Avaliar as possíveis causas. Precisa-se agrupar as causas em famílias, a ferramenta da “espinha de peixe” (Hishikawa) é uma boa opção. Ao ler as ideias, a primeira análise será: Isso é uma possível causa ou uma possível ação? É muito importante focar em causas primeiro, caso a proposta fosse uma possível solução, o time deve se perguntar: Qual falha esta solução iria resolver? Assim os membros poderão identificar novas possíveis causas. Após ter agrupadas todas ideias em famílias, perguntar: Não haveria outras possíveis causas para cada família? Esse passo deve durar entre 5 e 10 minutos.

5° Levantar possíveis ações. Para cada família é preciso responder a pergunta: Como poderia eliminar essas possíveis causas do problema? Fazer rodadas de perguntas para cada família. De novo, cuidado, não se pode criticar as ideias dos outros! Geralmente há menos possíveis ações do que causas. Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos.

6° Ponderar as possíveis ações. Este passo é muito importante, o time vai precisar avaliar cada possível ação para saber se a empresa vai poder se comprometer em fazer isso! Uma boa técnica é determinar uma nota de 1 a 10 para estes 3 critérios: Quanto tempo vai demorar para implementar essa ação? (1 significa: alguns dias / 10 significa: mais de 1 ano); Quanto vai custar para fazer as modificações? (1 : sem custo / 10 : investimento alto); Temos pessoas capazes de implementar essa ação? (1 : temos pessoa capacitada e disponível / 10 : precisa contratar um especialista). Após multiplica os 3 critérios para calcular a dificuldade (Tempo 3 x Custo 5 x Pessoa 2 = Dificuldade 30). Deve-se ponderar todas as ações e classificá-las da mais fácil (Dificuldade 1) até a mais difícil (Dificuldade 1000). Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos.

7° Elaborar um Plano de Ação. Selecione as 10 ações mais fáceis e para cada um escrever junto com o time: O que vai ser feito? Porque vai ser feito? Onde vai ser feito? Como vai ser feito? Quanto vai custar? Quem vai fazer? Quando vai iniciar as atividades? Até quando vai acabar a ação? (5W2H). É importante que cada membro do time seja responsável pelo mínimo de uma ação, assim eles estarão mais comprometidos e participativos. Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos. Se faltar tempo para finalizar esse passo, marque uma outra reunião para o dia seguinte para finalizar.

8° Elaborar um plano de monitoramento. Concordar com uma agenda de reuniões para monitorar as ações. O organizador da sessão de Brainstorming deverá confirmar as datas por e-mail e lembrar os participantes individualmente um dia antes de cada reunião.

O conhecimento não tem limite, estamos aprendendo novas coisas todos os dias. Mesmo os maiores especialistas precisam ficar atentos e procurar novas informações sem parar. O ciclo de aprendizagem tem 3 etapas importantes: 1° receber o ensinamento; 2° colocar em prática o conhecimento; 3° ensinar o que sabe para se aperfeiçoar. Então chame pessoas para fazer sessões de Brainstormnig e logo você vai se tornar uma pessoa chave na sua empresa. Primeiro porque você vai aprender muitas coisas, segundo porque você vai fazer as pessoas interagir e resolver muitos problemas.

É muito mais difícil descobrir as possíveis causas dos problemas do que propor possíveis soluções. Você deve sempre perguntar 5 vezes “por quê?” quando avalia uma causa ou uma solução. Um bom plano de ação deve sempre ter 3 dimensões: Ações de Contenção: O que precisa ser feito para conter o problema imediatamente? Ações Corretivas: O que modificar para eliminar o problema? Ações Preventivas (e abrangência): Como vamos assegurar que esse problema não apareça de novo?

Bruno Viandier

Expert Industrial & Mentor
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Os pontos importantes do DMAIC - 6 SIGMA.

O DMAIC (Define – Measure – Analyze – Improve – Control) é uma metodologia de trabalho muito eficiente para resolver problemas e buscar melhoria. Mas é preciso respeitar o passo a passo para conseguir bons resultados. Não serve usar apenas algumas ferramentas do painel à disposição e pular as etapas críticas.

Esse artigo se destina às pessoas querendo iniciar um projeto 6 SIGMA usando a metodologia DMAIC. É preciso assimilar a filosofia dos dados, tudo deve ser baseado em fatos, nunca em palpite! O objetivo do estudo não é apenas de melhorar o indicador, mais do que tudo, é de reduzir as variações (Sigma).

Os recentes formados (Yellow Belt) são impacientes. Eles querem achar as soluções rápidas antes de entender os detalhes do problema. Tendo um pouco mais de prática (Green Belt), eles analisam corretamente os problemas e conseguem atuar nas causas raízes, mas ainda pecam na longevidade das ações implementadas. Construindo sua experiência (Black Belt), eles são assertivos e asseguram soluções eficazes e duradouras.

Eu sou “Champion 6 SIGMA - DMAIC”.

Eu guio o Time Multifuncional

a usar as ferramentais apropriadas

e a analisar as informações coletadas

para concretizar os Ganhos esperados

sem confundir os parâmetros importantes.

Os primeiros passos: Qual é o assunto? Quem vai fazer parte do time multifuncional? Com qual frequência vai se reunir com o time? Qual é o histórico? Qual vai ser a meta? …. Nesta fase preparatória deve-se focar na viabilidade do projeto. Existem algumas ferramentas de pesquisa e questionários para medir a importância para a empresa e determinar as probabilidades de sucesso.

Geralmente, um projeto tem uma duração de 6 meses, isso é suficiente para obter resultados tangíveis. No primeiro mês, deve-se Definir o projeto. É primordial extrair a essência das ferramentas dessa fase para iniciar bem o estudo. O SIPOC (Supplier – Input – Process – Output – Customer) exige várias sessões de Brainstorming para estabelecer os limites do projeto, não se pode confundir os reais clientes!

No segundo mês, vai-se Medir. É preciso detalhar os processos para identificar as informações críticas e desdobrá-las ao máximo. Conseguir fazer um VSM (Value Stream Mapping) é um diferencial, isso assegura que se consiga levantar informações exaustivamente. É primordial usar as ferramentas de MSA (Measurment System Analyze) para garantir a veracidade dos dados coletados.

No terceiro mês, é a vez das Análises. O Diagrama de Espinha de Peixe (Hishikawa – 5M) e os “5 Porquês” devem fazer parte das suas técnicas de investigação. O objetivo é achar as Causas, ainda não as Soluções! Faça a confirmação das causas evidenciadas usando as ferramentas estatísticas. É preciso fazer muitos gráficos. Faça-os e, somente depois de muitos, espalhe-os na parede e analise-os. O software Minitab proporciona uma grande variedade de técnicas e você deve “abusar” dele sem restrições.

Nos quarto e quinto meses, é a hora de Implementar suas soluções. Lembre-se que um bom plano de ação é definido com o “5W1H”: What? O que? – Why? Por que? – Who? Quem? – When? Quando? – Where? Onde? – How? Como? Fazer um DOE (Desing Of Experiment) seria um bom diferencial, é uma metodologia eficaz para identificar a importância de cada parâmetro de entrada (X) nas saídas (Y). Um bom projeto 6 SIGMA precisa ter alguns “Quick Wins”, são ações simples dando resultados imediatos, devendo ser implementadas já nas fases de Medição ou Análise.

O sexto mês é muito crítico, porque é do Controle. É preciso ter técnicas para monitorar a continuidade das ações implementadas e evidenciar a eficácia nos indicadores. Por exemplo, no caso de Poka-Yoke: Como vai garantir que os dispositivos são sempre capazes de detectar os erros? Usar o FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) ajuda a estabelecer o Plano de Controle e assim identificar quais são as características (Produto) e parâmetros (Processo) que devem ser controlados. Além disso, o PC vai estipular como controlar e com qual frequência.

Uma das chaves do sucesso é ter uma boa comunicação. É preciso horas e horas de conversas com cada pessoa envolvida no projeto para “vender” suas ações e assegurar a permanência no tempo. Convencer os operadores de participar das sessões de trabalho vai garantir o comprometimento de cada um. Antes de implementar uma mudança, você deve explicar para todos o que vai ser feito e os porquês. Se não for assim, é muito provável que não vai haver suficiente colaboração!

Não tenha medo da estatística, colete dados e use o Minitab para analisar. Mesmo que não conheça a ferramenta, logo você vai entender os objetivos de cada um, usando-as muitas vezes. Não use atalhos, siga a metodologia com disciplina e vai descobrir que o caminho para o sucesso está lá, esperando você!

Para desempenhar um bom projeto é preciso de constância. Combine com seu chefe horários reservados na sua agenda para, no mínimo, dedicar uma hora por dia para seu projeto. Faça uma reunião semanal com seu time e seu Champion para evidenciar sua motivação e assegurar que está no caminho certo. Não hesite em cobrar a participação dos membros do seu time e, se for necessário, peça a ajuda dos Gerentes para “motivar” seus parceiros.

Quem gosta de “números” vai ter facilidade nos projetos 6 SIGMA. Quem não gosta, vai aprender a gostar, porque é a chave do sucesso. Logo vai fazer “mínis” DMAIC no dia-a-dia do seu serviço para resolver problemas mais simples, mas com um intuito de ter fatos para apoiar suas decisões.

Bruno Viandier

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Os 9 passos para se tornar um “Mentor da Produção”

Eu sou "Mentor da Produção":

     Eu habilito a Liderança da Produção

     a entender o Chão de Fábrica e

     a tomar as atitudes necessárias

     para atingir as Metas estabelecidas

    sem inverter as prioridades.

Ao longo da minha carreira como Gerente Industrial, Plant Manager ou Diretor Industrial, eu desenvolvi dezenas de membros dos meus times da Produção. Eu os treinei e os acompanhei no dia a dia e consegui mostrar o caminho do sucesso. Eu transformei Líderes, Coordenadores, Supervisores e Gerentes em “Mentor da Produção”.

Conseguir aumentar os volumes produzidos de quinze mil para cento e cinquenta mil peças por mês, não acontece por acaso! Ver o faturamento da empresa ser multiplicado por seis é o resultado de muitos esforços e disciplina. Conseguir produzir em dois turnos o que fazia em três pode acontecer somente quando se sabe desenvolver ações eficazes.

Desta vivência, eu extraí os 9 passos para se tornar um “Mentor da Produção”.

1° passo: É preciso lidar com todos os componentes da Produção.

Ser um Líder da Produção significa ser “o dono da casa”. Como tal, deve estar sempre atento aos 5M (Hishikawa): Man – deve cuidar do seu time e agradar os visitantes; Machine – deve saber como funciona cada equipamento e zelar para sua preservação; Money – deve buscar sempre ter os custos sob controle e promover atitudes de economia; Methode – deve seguir os procedimentos e padronizar o trabalho; Material – deve usar os materiais conforme especificado. E não pode esquecer o Meio Ambiente, devemos nos adaptar a ele e preservá-lo.

2° passo: Deve zelar para a Segurança e ter com primeira meta “ZERO ACIDENTE”.

A preservação da integridade física dos colaboradores deve sempre passar na frente de qualquer outra prioridade! Para isso é preciso ter disponível os EPI adequados e fiscalizar a boa utilização.

Sempre se deve iniciar o serviço controlando os dispositivos de parada de emergência das máquinas. Uma boa prática é de conferir periodicamente que todos os dispositivos de proteção do equipamento estejam no lugar certo e corretamente fixados. E mais que tudo, deve-se conversar diariamente (DDS) com seu time sobre segurança.

3° passo: A organização é a base de tudo, deve-se saber implementar o 5S.

Ter um lugar organizado e limpo demostra atitude profissional e gera confiança. Para conseguir isso, é preciso conhecer bem os 5 “S” e saber como implementá-los. A primeira atividade é descartar o que não use (Seiri). Depois deve-se organizar o que sobra (Seiton). Em seguida limpar corretamente (Seiso). Porém, é preciso estabelecer padrões, cuidar da higiene e da mente (Seiketsu). E finalmente ter disciplina para manter um nível de excelência (Shitsuke).

4° passo: Qualidade é uma obrigação, sua segunda meta deve ser “ZERO DEFEITO”.

Hoje a qualidade não se mede mais em % (porcentagem), mas sim em “ppm” (Part Per Million). Isso é a consequência da melhoria contínua. Deve-se ser cada vez mais exigente. Como responsável da produção, você deve monitorar os indicadores da qualidade constantemente. Além disso, você deve ter um time que vai frequentemente investigar as causas dos defeitos e elaborar planos de ação para reduzir o refugo, e assim ter uma tendência de melhoria gradativa e constante.

5° passo: Respeitar seus compromissos, sua terceira meta é “ZERO ATRASO”.

Fazer produtos de qualidade é primordial, mas se não entrega dentro dos prazos acordados, logo seus clientes vão perder confiança e vão procurar o concorrente. A primeira ação é conhecer sua capacidade de produção real para poder se comprometer com prazos realistas. Para isso é preciso entender cada processo e quantos set-up devem ser feitos por turno. Tendo isso, deve-se estabelecer a demanda mensal, dividi-la em um plano de produção semanal, e desdobrá-lo em ordens de produção diárias. Em seguida, o foco estará em um trabalho de monitoramento constante para não perder os prazos de cada ordem.

6° passo: Entender os processos e buscar “PRODUTIVIDADE”

A força de uma corrente é proporcional à resistência do seu elo mais fraco. Sabendo isso, deve-se saber identificar o gargalo do processo para poder maximizar a produção. É preciso conhecer o passo a passo do processo e ter a capacidade de cada etapa. Tendo identificado o gargalo, é preciso explorá-lo ao máximo possível. Seu time inteiro deve saber qual é o gargalo e todos devem se subordinar a ele. Estas três técnicas são as chaves do sucesso da produtividade.

7° passo: Buscar sempre mais performance melhorando o Gargalo.

Para poder aumentar sua produção, é preciso melhorar seu gargalo. Isso significa que você vai avaliar o nível de desperdícios nos processos. Conhecer os 8 desperdícios do Lean Manufacturing é primordial: Excesso de Produção, Espera, Excesso de Movimentação, Defeito, Excesso de Transporte, Excesso de Estoque, Excesso de Processamento, Má utilização das Pessoas.

8° passo: Saber como e quando tomar atitudes.

O Chão de Fábrica é um lugar onde acontece muita coisa. Um bom líder deve saber reagir com eficiência a cada tipo de situação. Para isso, ele deve desenvolver suas cadeias de ajuda. Elas são processos que permitem definir o que fazer quando ocorre um problema: Com quem falar? Como pedir ajuda? Quando avisar a gerência? Quando pedir ajuda extra? Como manter os envolvidos informados? Quais são os planos de contingência?

9° passo: Monitorar os bons Indicadores.

Quais são os reais KPI (Key Productive Indicators)? Não se pode desperdiçar seu tempo em acompanhar um indicador que não é crítico. Para isso pode-se seguir o PQCDSM: Produticivty, Quality, Cost, Delivery, Safety e Moral.

Isso é apenas um resumo dos 9 passos para se tornar um “Mentor da Produção”.

São necessárias várias horas de treinamento, muito tempo observando o chão de fábrica, inúmeras conversas com as pessoas, muito trabalho, dedicação e, mais do que tudo, disciplina para conseguir ser um “Mentor da Produção”.

Mas vale a pena, é muito gratificante ver os indicadores subindo nos gráficos e receber os agradecimentos do seu time.

Bruno Viandier

Expert Industrial & Mentor
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