Como implementar um programa de 5S sustentável?

O 5S é muito conhecido, mas infelizmente ele é muitas vezes simplificado: “Como limpar?”. O 5S é : “Como trabalhar sem sujar?”, “Como achar sem procurar?”, “Como não se machucar?”, “Como trabalhar motivado?”, “Como ajudar seu colega?”, “Como prever falhas?”, etc.

Muitas empresas querem implementar a metodologia fazendo uma semana especial: segunda-feira ministra-se um treinamento explicando tudo; terça-feira é o dia do “cata tranqueira”; quarta-feira vamos organizar e limpar a fábrica; quinta-feira é a hora de pintar as máquinas e o piso; na sexta-feira a Diretoria visita a fábrica, tira fotos para divulgar as mudanças feitas e elogia todos pelos esforços. Quanto tempo vai demorar para precisar fazer uma nova semana do 5S?

O 5S é uma filosofia. Aplica-se em qualquer lugar e é importante para qualquer pessoa. Você sabia que o 5S foi desenvolvido por donas de casa no Japão após a segunda guerra mundial? A escassez de recurso e a promiscuidade obrigaram-nas a implementar técnicas para conseguir manter um lar aconchegante e funcional! Elas foram tão eficazes, que os maridos aprenderam e trouxeram essas técnicas de organização e limpeza para as empresas. Isso foi mais um motivo para o Japão se tornar uma referência na eliminação dos desperdícios.

Para conseguir ter sucesso na implementação do 5S e assegurar que vai trazer mudanças na sua empresa, você precisa primeiro entender o último “S” (5°S: Shitsuke – Autodisciplina), e depois estudar os outros passos ao inverso da implementação para descobrir os pontos chaves de cada etapa do programa. Ou seja: O que eu preciso saber antes de poder implementar esse passo? Assim você vai levantar todas as necessidades e construir um plano de implementação eficaz. Isso é uma ferramenta poderosa do Coaching: primeiro definir “Onde quer chegar?”, para descobrir “Como chegar lá?”

O 5S é considerado o primeiro passo de qualquer jornada de melhoria. Eu já implementei o TPS, o TPM e o Lean Manufacturing, mas sempre depois de ter transformado os membros dos meus times como seguidores do 5S. Isso porque eles conseguiram usufruir os benefícios da metodologia e estão preparados para participar na implementação de mais mudanças de cultura. Essa evolução de atitude foi o resultado de meses de esforços e conscientização. É preciso insistir até virar uma rotina.

É primordial seguir o ciclo PDCA: primeiro você vai Planejar (Plan) o que vai fazer sabendo qual é o objetivo da etapa; em seguida vai treinar e Implementar (Do) as técnicas; terceiro você vai monitorar (Check) os efeitos para conseguir evidenciar os benefícios; finalmente você vai Avaliar (Analyze) se conseguiu atingir seu objetivo nesta etapa. Se conseguiu, pode passar para a próxima etapa. Se não atingiu seu objetivo, você precisa treinar de novo e motivar seu time antes de querer prosseguir.

Quem quiser liderar um programa de implementação do 5S precisa entender alguns pontos-chave para ter sucesso:

1° - Você deve estar pronto para dedicar muita energia para coordenar um projeto que vai demorar, no mínimo, 20 semanas (5 meses). Vai precisar de muita disciplina para seguir uma agenda cheia de tarefas cuidando das etapas simultaneamente (antecipar, executar, finalizar). Além de dever negociar constantemente com os outros departamentos, isso porque eles terão outras prioridades e, com o tempo, o entusiasmo cairá.

2° - Você deverá delegar a coordenação dos grupos de trabalho, então divida a fábrica em áreas e designe um responsável para cada parte selecionando seus melhores subordinados. Antes de iniciar o programa, você precisará de algumas reuniões de trabalho com os escolhidos para explicar o papel de cada um e elaborar uma lista de tarefas individual. Durante a implementação, você acompanhará semanalmente cada um para manter a motivação e guiá-los no caminho certo. Fazer reuniões periodicamente com todos juntos pode ser muito útil para padronizar as atividades.

3° - Você precisará vender seu projeto para a Diretoria da Empresa, pois a implementação do 5S vai consumir muitos recursos, tanto horas de pessoas, quanto materiais a ser usados ou comprados. Vão ser mais de dez sessões de treinamento de uma ou duas horas – semanalmente deverá chamar as pessoas numa sala para explicar como implementar cada etapa, uma por uma. Para colocar na prática cada passo do 5S, necessitará reservar, no mínimo, uma hora por semana para cada pessoa. Numa empresa onde eu implementei o 5S, a fábrica parava toda sexta-feira das 09:00 às 10:00 e das 16:00 às 17:00 para se dedicar às atividades de Melhoria Contínua (5S, Kaizen, Quality Circle).

4° - Você trabalhará de par com o RH. Todo seu plano de treinamento terá um sistema de monitoramento para evidenciar o progresso de cada um: levantamento de conhecimento no início do programa; exercícios simples a cada sessão para fixar o conhecimento; prova de final de curso para poder emitir os certificados de treinamento. Assim o RH estará envolvido e o apoiará na organização dos eventos.

5° - Você terá que antecipar cada passo para assegurar que os recursos necessários estão disponíveis. Lembre que seus times terão apenas uma hora semanalmente para implementar as técnicas, então eles não poderão perder tempo em procurar o que precisarão. Por exemplo: chame um fornecedor de material de limpeza para disponibilizar produtos eficazes e para explicar como usá-los corretamente; identifique pintores na sua turma para ensinar os outros e acertar da primeira vez na hora de reformar as máquinas; chame um fornecedor de tinta para identificar os produtos adequados que vão secar rapidamente; desenvolva uma gráfica para poder confeccionar adesivos e placas de identificação; peça para o almoxarifado aumentar seu estoque de produtos de limpeza.

6° - Você divulgará periodicamente os progressos dos projetos para todos os departamentos, pois as prioridades da empresa mudam e sua implementação do 5S não pode parar no meio por falta de apoio. Desenvolva um formulário para divulgar fotos “antes/depois” com explicações do que foi feito e quais foram os ganhos. Escolha KPI para monitorar cada área e assegure que todos sejam comprometidos no apontamento. Insira um treinamento sobre o 5W2H no seu programa para eles saberem elaborar um plano de ação coerente e conseguir o sucesso.

7° - Um diferencial na implementação do 5S é aproveitar o embalo para iniciar a Manutenção Autônoma (TPM). É muito simples, após ter ensinando as pessoas a desenvolver o checklist de limpeza, acrescente itens de controle como nível de óleo de lubrificação, proteção solta, vazamentos. Agregar esse aspecto vai melhorar o desempenho da Produção porque vai ajudar a Manutenção. Assim você conseguirá ganhar mais aliados e talvez ser o responsável por uma mudança ainda maior do que o 5S: a jornada do TPM!

Um bom método para conseguir a aprovação da Diretoria é fazer um piloto. Escolha uma célula importante para a Empresa e implemente o 5S. Assim você vai experimentar sua tática e conseguir identificar os pontos mais críticos do programa. Para os membros do Blog, eu vou disponibilizar um draft de plano de implementação.

Implementar uma mudança é como fazer a escalada de uma montanha, é preciso cautela e ajudar quem está com dificuldade para conseguir chegar no topo juntos. É assim que todos vão sentir o orgulho do trabalho bem feito e estar prontos para subir uma outra montanha.

Bruno Viandier

Expert Industrial & Mentor
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A importância dos KPI

A sigla KPI significa “Key Performance Indicator”, traduzida por “Indicador Chave de Desempenho”. Cada função de uma empresa deve ter seu Painel de Controle (Dashboard). É preciso escolher os KPIs coerentes com sua atividade. Mas cuidado, qualquer indicador não é um KPI, apenas aqueles mais críticos (Chave) devem ser chamados de KPI.

Não é por acaso que os primeiros passos do 6 Sigma são Definir e Medir (DMAIC). Antes de querer melhorar, é preciso poder medir, e antes disso saber “o que” monitorar. Os KPIs devem ser conhecidos de todos os envolvidos e estar disponíveis para consulta a qualquer momento.

Cada KPI deve ter uma Meta, pois sem referencial não se pode avaliar. Uma boa prática é definir um limite inferior e um limite superior, não apenas um valor de referência. Assim todos podem reagir proporcionalmente ao desvio – isso ajuda para transmitir o sentimento de “urgência” para seu time. O melhor sistema é aquele que mostra 4 faixas: Verde = OK, continuar assim; Amarelo = CUIDADO, precisa inverter a tendência; Vermelho = ALERTA, implementar ações corretivas imediatamente para corrigir os resultados; Azul = PARABÉNS, estamos bem melhor que previsto.

Eu desenvolvi muitos “Tableau de Bord”. Em cada um dos meus departamentos, eu costumo fazer um brainstorming com meu time para identificar quais são os parâmetros críticos (KPI) e os indicadores de apoio. Nós estipulamos metas analisando o histórico e projetando os resultados esperados em função dos desafios estipulados pela empresa. Cada KPI tem um dono – o membro do time é responsável por coletar os dados, atualizar os gráficos, fazer os comentários para explicar as tendências e, caso necessário, chamar os envolvidos para estabelecer um plano de ação.

Dessa maneira as pessoas são envolvidas e comprometidas, cada um entende a importância dos KPIs e consegue reagir apropriadamente. Eu já trabalhei em empresa com sistema de “reporting” corporativo “on line”, assim você pode facilmente consultar os KPIs das outras empresas do Grupo para fazer um Benchmarking (comparativo). Mas existem também casos menos produtivos: quando a Matriz impõe KPI sem explicar os motivos, as pessoas preenchem os relatórios sem entender os porquês, consequentemente elas não reagem, mesmo quando o indicador está fora!

É importante escolher uma unidade de medição apropriada. Por exemplo, um operador de produção preocupado com a qualidade do seu serviço, começou a medir quantos quilogramas de produto eram reprovados por dia. Algumas semanas depois, ele me procurou e, com orgulho, me mostrou que o refugo estava caindo. Eu o agradeci pela iniciativa e o incentivei a montar uma tabela com três colunas: quantidade processada em Kg; quantidade reprovada em Kg; indicador de refugo em %. Ele conseguiu preencher os dados dos últimos 2 meses e descobriu que a quantidade reprovada tinha caído apenas porque a quantidade processada tinha reduzido. Infelizmente a % de refugo era estável! Desse dia para frente, ele foi nomeado líder de um grupo de trabalho para analisar o refugo diariamente, e em algumas semanas conseguimos melhorar esse KPI.

Eu implementei a metodologia TPM (Total Productive Management) e, desde essa época, eu procuro definir meu Painel de Indicadores seguindo o PQCDSM (Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety, Moral). Dessa forma, sei que vou acompanhar KPIs representativos da função global na empresa. Os KPIs devem medir o que é importante, não apenas focando nos projetos a curto prazo.

Antes de definir seu Dashboard, pesquise quais são os KPIs do seu chefe! Seus objetivos devem ser alinhados com as metas globais da empresa e com os compromissos do seu departamento.

Bruno Viandier

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Os 9 passos para se tornar um “Mentor da Produção”

Eu sou "Mentor da Produção":

     Eu habilito a Liderança da Produção

     a entender o Chão de Fábrica e

     a tomar as atitudes necessárias

     para atingir as Metas estabelecidas

    sem inverter as prioridades.

Ao longo da minha carreira como Gerente Industrial, Plant Manager ou Diretor Industrial, eu desenvolvi dezenas de membros dos meus times da Produção. Eu os treinei e os acompanhei no dia a dia e consegui mostrar o caminho do sucesso. Eu transformei Líderes, Coordenadores, Supervisores e Gerentes em “Mentor da Produção”.

Conseguir aumentar os volumes produzidos de quinze mil para cento e cinquenta mil peças por mês, não acontece por acaso! Ver o faturamento da empresa ser multiplicado por seis é o resultado de muitos esforços e disciplina. Conseguir produzir em dois turnos o que fazia em três pode acontecer somente quando se sabe desenvolver ações eficazes.

Desta vivência, eu extraí os 9 passos para se tornar um “Mentor da Produção”.

1° passo: É preciso lidar com todos os componentes da Produção.

Ser um Líder da Produção significa ser “o dono da casa”. Como tal, deve estar sempre atento aos 5M (Hishikawa): Man – deve cuidar do seu time e agradar os visitantes; Machine – deve saber como funciona cada equipamento e zelar para sua preservação; Money – deve buscar sempre ter os custos sob controle e promover atitudes de economia; Methode – deve seguir os procedimentos e padronizar o trabalho; Material – deve usar os materiais conforme especificado. E não pode esquecer o Meio Ambiente, devemos nos adaptar a ele e preservá-lo.

2° passo: Deve zelar para a Segurança e ter com primeira meta “ZERO ACIDENTE”.

A preservação da integridade física dos colaboradores deve sempre passar na frente de qualquer outra prioridade! Para isso é preciso ter disponível os EPI adequados e fiscalizar a boa utilização.

Sempre se deve iniciar o serviço controlando os dispositivos de parada de emergência das máquinas. Uma boa prática é de conferir periodicamente que todos os dispositivos de proteção do equipamento estejam no lugar certo e corretamente fixados. E mais que tudo, deve-se conversar diariamente (DDS) com seu time sobre segurança.

3° passo: A organização é a base de tudo, deve-se saber implementar o 5S.

Ter um lugar organizado e limpo demostra atitude profissional e gera confiança. Para conseguir isso, é preciso conhecer bem os 5 “S” e saber como implementá-los. A primeira atividade é descartar o que não use (Seiri). Depois deve-se organizar o que sobra (Seiton). Em seguida limpar corretamente (Seiso). Porém, é preciso estabelecer padrões, cuidar da higiene e da mente (Seiketsu). E finalmente ter disciplina para manter um nível de excelência (Shitsuke).

4° passo: Qualidade é uma obrigação, sua segunda meta deve ser “ZERO DEFEITO”.

Hoje a qualidade não se mede mais em % (porcentagem), mas sim em “ppm” (Part Per Million). Isso é a consequência da melhoria contínua. Deve-se ser cada vez mais exigente. Como responsável da produção, você deve monitorar os indicadores da qualidade constantemente. Além disso, você deve ter um time que vai frequentemente investigar as causas dos defeitos e elaborar planos de ação para reduzir o refugo, e assim ter uma tendência de melhoria gradativa e constante.

5° passo: Respeitar seus compromissos, sua terceira meta é “ZERO ATRASO”.

Fazer produtos de qualidade é primordial, mas se não entrega dentro dos prazos acordados, logo seus clientes vão perder confiança e vão procurar o concorrente. A primeira ação é conhecer sua capacidade de produção real para poder se comprometer com prazos realistas. Para isso é preciso entender cada processo e quantos set-up devem ser feitos por turno. Tendo isso, deve-se estabelecer a demanda mensal, dividi-la em um plano de produção semanal, e desdobrá-lo em ordens de produção diárias. Em seguida, o foco estará em um trabalho de monitoramento constante para não perder os prazos de cada ordem.

6° passo: Entender os processos e buscar “PRODUTIVIDADE”

A força de uma corrente é proporcional à resistência do seu elo mais fraco. Sabendo isso, deve-se saber identificar o gargalo do processo para poder maximizar a produção. É preciso conhecer o passo a passo do processo e ter a capacidade de cada etapa. Tendo identificado o gargalo, é preciso explorá-lo ao máximo possível. Seu time inteiro deve saber qual é o gargalo e todos devem se subordinar a ele. Estas três técnicas são as chaves do sucesso da produtividade.

7° passo: Buscar sempre mais performance melhorando o Gargalo.

Para poder aumentar sua produção, é preciso melhorar seu gargalo. Isso significa que você vai avaliar o nível de desperdícios nos processos. Conhecer os 8 desperdícios do Lean Manufacturing é primordial: Excesso de Produção, Espera, Excesso de Movimentação, Defeito, Excesso de Transporte, Excesso de Estoque, Excesso de Processamento, Má utilização das Pessoas.

8° passo: Saber como e quando tomar atitudes.

O Chão de Fábrica é um lugar onde acontece muita coisa. Um bom líder deve saber reagir com eficiência a cada tipo de situação. Para isso, ele deve desenvolver suas cadeias de ajuda. Elas são processos que permitem definir o que fazer quando ocorre um problema: Com quem falar? Como pedir ajuda? Quando avisar a gerência? Quando pedir ajuda extra? Como manter os envolvidos informados? Quais são os planos de contingência?

9° passo: Monitorar os bons Indicadores.

Quais são os reais KPI (Key Productive Indicators)? Não se pode desperdiçar seu tempo em acompanhar um indicador que não é crítico. Para isso pode-se seguir o PQCDSM: Produticivty, Quality, Cost, Delivery, Safety e Moral.

Isso é apenas um resumo dos 9 passos para se tornar um “Mentor da Produção”.

São necessárias várias horas de treinamento, muito tempo observando o chão de fábrica, inúmeras conversas com as pessoas, muito trabalho, dedicação e, mais do que tudo, disciplina para conseguir ser um “Mentor da Produção”.

Mas vale a pena, é muito gratificante ver os indicadores subindo nos gráficos e receber os agradecimentos do seu time.

Bruno Viandier

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Empilhadeira no chão de fábrica é a ponta do iceberg!

Quando eu vejo uma empilhadeira passar no chão de fábrica,

 10 problemas surgem na minha mente:

1° - Os riscos de acidente, tanto corporais, quanto materiais. Sempre se vê as sequelas das batidas de empilhadeira espalhadas na fábrica. Pergunte para os operadores e cada um poderá lhe contar sobre um acidente envolvendo uma empilhadeira.

2° - A agressão ao meio ambiente, especialmente quando se trata de empilhadeira a gás. O escapamento incomoda a todos, mal cheiro e calor se espalham no ambiente a cada movimentação.

3° - O desperdício de energia. Geralmente a empilhadeira transporta cargas pequenas, o que pode ser comparado a um caminhão viajando com apenas 10% da carga!

4° - A provável falha ergonômica. Como o operador vai manusear essa carga após a empilhadeira deixar no local? Isso porque geralmente as empilhadeiras são muito solicitadas e não capricham quando entrega a carga. Então os operadores devem ajustar manualmente o posicionamento do palete dentro da marcação no chão!

5° - O espaço perdido. Uma empilhadeira precisa de espaço para poder manobrar, também precisa de uma rua larga. Por exemplo, nas esquinas entre as ruas é preciso “quebrar” os cantos para a empilhadeira poder girar.

6° - A necessidade de haver operadores dedicados exclusivamente à empilhadeira. É muito difícil ter polivalência devido às leis trabalhistas..

7° - O excesso de estoque. Geralmente a quantidade transportada vai cobrir mais de um turno de produção, então vai ter material demais estocado no chão de fábrica.

8° - As paradas de produção devido às esperas pela empilhadeira. Quando o operador de produção precisa da empilhadeira, ele sempre vai parar e esperar por ela. Não é comum ver um empilhadeira parada perto do operador como forma de não perder tempo!

9° - A perda de tempo quando a empilhadeira coloca uma carga numa prateleira. O “motorista” precisa fazer várias manobras para conseguir colocar o palete corretamente no local ou pode acontecer um tombamento.

10°- O excesso de manuseio. Uma carga vai para lá, no fim do uso a sobra volta para cá e é colocada na prateleira, depois tirada e em seguida vai colocada de novo!

Um ponto importante para o sucesso de uma empresa é entender que, se a Produção trabalha melhor, vai conseguir vender mais produtos e assim aumentar o faturamento. Então todos devem trabalhar neste objetivo. A Produção trabalha para sustentar os outros departamentos, então todos departamentos devem se esforçar ao máximo para ajudar a Produção, é por isso que se chamam “Departamentos de Apoio”!

Usar a empilhadeira é o mais fácil. Assim o que é recebido dos fornecedores pode ir diretamente para a produção. É aparentemente o mais rápido para quem precisa abastecer a linha de montagem. Mas a análise da situação do local de uso pode levantar muitos desperdícios que são bons motivos para buscar melhorias.

O primeiro passo é substituir as empilhadeiras a gás por paleteiras elétricas, o segundo passo é substituir algumas paleteiras elétricas por paleteiras manuais, o terceiro passo é eliminar o uso da maioria das paleteiras manuais, usando carrinhos para acomodar as caixas dos materiais.

Uma outra ação importante é dimensionar as embalagens compatíveis com o consumo da produção e a frequência de abastecimento. Para isso deve-se saber qual quantidade os clientes pedem, assim determinar um múltiplo para definir os tamanhos dos lotes de produção. Um outro ponto é desenvolver as embalagens para que o operador possa usar diretamente na linha sem precisar fazer um transbordo. Tendo tudo isso em mão, pode adicionar um parâmetro para finalizar o tamanho das caixas: é recomendado que um operador não manuseie peso maior do que 20 quilos.

Time da Logística, vocês devem cobrar a quem for preciso para implementar essas melhorias e eliminar o trânsito de empilhadeiras dentro da fábrica. Fazendo isso vocês vão colocar sua empresa num outro patamar!

Engenheiros, leiam a NR17 sobre ergonomia e busquem conhecimento das boas práticas para projetar os postos de trabalho. Existem muitas soluções desenvolvidas e prontas para usar que vão simplificar a vida dos operadores e, consequentemente, gerar ganhos de produtividade.

É muito difícil fazer coisas simples!

Deve-se sempre ter em mente a vontade de mudar. Ninguém acerta a melhor solução da primeira vez.

Muitos esforços são necessários para ficar cada vez mais perto da perfeição, o que é uma ilusão, porque tudo sempre pode ser melhorado!

Bruno Viandier

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