Como fazer um Brainstorming eficaz?

Não é uma boa estratégia querer resolver os problemas sozinho. Muitos membros do departamento da Qualidade costumam preencher sozinhos os relatórios de 8D para responder as reclamações dos Clientes. Os engenheiros geralmente modificam os postos de trabalho sem envolver os operadores. As embalagens das peças são desenvolvidas sem a participação da Logística. A Manutenção gosta de modificar as máquinas sem consultar os fabricantes.

Cada vez mais, o tempo de resposta deve reduzir. Estamos querendo achar a solução antes mesmo de entender o problema. Uma das consequências é que as reincidências das falhas são mais frequentes.

Como membro do Comitê de Direção de uma Empresa, é minha obrigação buscar a Satisfação do Cliente. Eu tenho costume de aprovar os 8D antes de ser enviados aos clientes. Muitas vezes eu não fiquei convencido pela análise do problema e ainda menos pelo plano de ação proposto. Então eu chamava os membros do time na minha sala para melhorar o 8D. Geralmente, o time não tinha sentado junto ao redor de uma mesa para conversar e elaborar este plano de ação, o membro da Qualidade tinha conversado individualmente com cada um para conseguir elaborar um plano de ação sem mesmo ter explicado os motivos da reclamação.

Qualquer trabalho de resolução de problema deveria usar o Brainstorming, que é uma ferramenta muito boa, mas é preciso seguir os passos um por um para ter os resultados desejados. Então vamos entender quais são esses passos.

1° Organizar a sessão de Brainstorming. O organizador deve convidar os participantes individualmente, é preciso conversar com cada pessoa para explicar o motivo da reunião e confirmar antecipadamente que ele está disponível. Após deverá formalizar a reunião por e-mail e marcar na agenda eletrônica. No mínimo deverá ter 3 participantes, e no máximo 10, isso porque a sessão deve ser rápida e dinâmica. Incluir um gerente na sessão pode ajudar a tomar uma decisão, mas também pode inibir algumas pessoas e você não conseguirá achar algumas causas raízes! Uma reunião não deverá ultrapassar uma hora de duração, se não conseguiu finalizar o plano de ação, marcar uma nova sessão, de preferência no dia seguinte, para não perder a dinâmica.

2° Explicar o problema. O organizador deve apresentar em detalhes o problema, ele deve ter levantado dados antes da reunião para poder responder as questões dos membros. Alguns exemplos: Quem notificou o problema? Quantas vezes o problema foi identificado? Esse problema é novo? Desde quando esse problema foi detectado? Esse passo deve durar entre 5 e 10 minutos.

3° Levantar possíveis causas. É preciso responder a esta pergunta: Porque esse problema pode ter ocorrido? Existem 2 técnicas para essa fase do Brainstorming: Perguntar para cada membro um após do outro até não ter mais ideias e escrever as possíveis causas num quadro ou flipchart; ou cada membro escreve suas propostas em post-it. Pessoalmente eu prefiro perguntar e escrevê-las uma por uma, isso porque as pessoas vão estar estimuladas pelas ideias dos outros. Mas o organizador deve ser muito cuidadoso nesta etapa, não pode censurar ou criticar os outros, todo mundo pode falar o que quiser, mesmo que seja aparamente impossível! Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos.

4° Avaliar as possíveis causas. Precisa-se agrupar as causas em famílias, a ferramenta da “espinha de peixe” (Hishikawa) é uma boa opção. Ao ler as ideias, a primeira análise será: Isso é uma possível causa ou uma possível ação? É muito importante focar em causas primeiro, caso a proposta fosse uma possível solução, o time deve se perguntar: Qual falha esta solução iria resolver? Assim os membros poderão identificar novas possíveis causas. Após ter agrupadas todas ideias em famílias, perguntar: Não haveria outras possíveis causas para cada família? Esse passo deve durar entre 5 e 10 minutos.

5° Levantar possíveis ações. Para cada família é preciso responder a pergunta: Como poderia eliminar essas possíveis causas do problema? Fazer rodadas de perguntas para cada família. De novo, cuidado, não se pode criticar as ideias dos outros! Geralmente há menos possíveis ações do que causas. Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos.

6° Ponderar as possíveis ações. Este passo é muito importante, o time vai precisar avaliar cada possível ação para saber se a empresa vai poder se comprometer em fazer isso! Uma boa técnica é determinar uma nota de 1 a 10 para estes 3 critérios: Quanto tempo vai demorar para implementar essa ação? (1 significa: alguns dias / 10 significa: mais de 1 ano); Quanto vai custar para fazer as modificações? (1 : sem custo / 10 : investimento alto); Temos pessoas capazes de implementar essa ação? (1 : temos pessoa capacitada e disponível / 10 : precisa contratar um especialista). Após multiplica os 3 critérios para calcular a dificuldade (Tempo 3 x Custo 5 x Pessoa 2 = Dificuldade 30). Deve-se ponderar todas as ações e classificá-las da mais fácil (Dificuldade 1) até a mais difícil (Dificuldade 1000). Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos.

7° Elaborar um Plano de Ação. Selecione as 10 ações mais fáceis e para cada um escrever junto com o time: O que vai ser feito? Porque vai ser feito? Onde vai ser feito? Como vai ser feito? Quanto vai custar? Quem vai fazer? Quando vai iniciar as atividades? Até quando vai acabar a ação? (5W2H). É importante que cada membro do time seja responsável pelo mínimo de uma ação, assim eles estarão mais comprometidos e participativos. Esse passo deve durar entre 10 e 15 minutos. Se faltar tempo para finalizar esse passo, marque uma outra reunião para o dia seguinte para finalizar.

8° Elaborar um plano de monitoramento. Concordar com uma agenda de reuniões para monitorar as ações. O organizador da sessão de Brainstorming deverá confirmar as datas por e-mail e lembrar os participantes individualmente um dia antes de cada reunião.

O conhecimento não tem limite, estamos aprendendo novas coisas todos os dias. Mesmo os maiores especialistas precisam ficar atentos e procurar novas informações sem parar. O ciclo de aprendizagem tem 3 etapas importantes: 1° receber o ensinamento; 2° colocar em prática o conhecimento; 3° ensinar o que sabe para se aperfeiçoar. Então chame pessoas para fazer sessões de Brainstormnig e logo você vai se tornar uma pessoa chave na sua empresa. Primeiro porque você vai aprender muitas coisas, segundo porque você vai fazer as pessoas interagir e resolver muitos problemas.

É muito mais difícil descobrir as possíveis causas dos problemas do que propor possíveis soluções. Você deve sempre perguntar 5 vezes “por quê?” quando avalia uma causa ou uma solução. Um bom plano de ação deve sempre ter 3 dimensões: Ações de Contenção: O que precisa ser feito para conter o problema imediatamente? Ações Corretivas: O que modificar para eliminar o problema? Ações Preventivas (e abrangência): Como vamos assegurar que esse problema não apareça de novo?

Bruno Viandier

Expert Industrial & Mentor
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Como implementar um programa de 5S sustentável?

O 5S é muito conhecido, mas infelizmente ele é muitas vezes simplificado: “Como limpar?”. O 5S é : “Como trabalhar sem sujar?”, “Como achar sem procurar?”, “Como não se machucar?”, “Como trabalhar motivado?”, “Como ajudar seu colega?”, “Como prever falhas?”, etc.

Muitas empresas querem implementar a metodologia fazendo uma semana especial: segunda-feira ministra-se um treinamento explicando tudo; terça-feira é o dia do “cata tranqueira”; quarta-feira vamos organizar e limpar a fábrica; quinta-feira é a hora de pintar as máquinas e o piso; na sexta-feira a Diretoria visita a fábrica, tira fotos para divulgar as mudanças feitas e elogia todos pelos esforços. Quanto tempo vai demorar para precisar fazer uma nova semana do 5S?

O 5S é uma filosofia. Aplica-se em qualquer lugar e é importante para qualquer pessoa. Você sabia que o 5S foi desenvolvido por donas de casa no Japão após a segunda guerra mundial? A escassez de recurso e a promiscuidade obrigaram-nas a implementar técnicas para conseguir manter um lar aconchegante e funcional! Elas foram tão eficazes, que os maridos aprenderam e trouxeram essas técnicas de organização e limpeza para as empresas. Isso foi mais um motivo para o Japão se tornar uma referência na eliminação dos desperdícios.

Para conseguir ter sucesso na implementação do 5S e assegurar que vai trazer mudanças na sua empresa, você precisa primeiro entender o último “S” (5°S: Shitsuke – Autodisciplina), e depois estudar os outros passos ao inverso da implementação para descobrir os pontos chaves de cada etapa do programa. Ou seja: O que eu preciso saber antes de poder implementar esse passo? Assim você vai levantar todas as necessidades e construir um plano de implementação eficaz. Isso é uma ferramenta poderosa do Coaching: primeiro definir “Onde quer chegar?”, para descobrir “Como chegar lá?”

O 5S é considerado o primeiro passo de qualquer jornada de melhoria. Eu já implementei o TPS, o TPM e o Lean Manufacturing, mas sempre depois de ter transformado os membros dos meus times como seguidores do 5S. Isso porque eles conseguiram usufruir os benefícios da metodologia e estão preparados para participar na implementação de mais mudanças de cultura. Essa evolução de atitude foi o resultado de meses de esforços e conscientização. É preciso insistir até virar uma rotina.

É primordial seguir o ciclo PDCA: primeiro você vai Planejar (Plan) o que vai fazer sabendo qual é o objetivo da etapa; em seguida vai treinar e Implementar (Do) as técnicas; terceiro você vai monitorar (Check) os efeitos para conseguir evidenciar os benefícios; finalmente você vai Avaliar (Analyze) se conseguiu atingir seu objetivo nesta etapa. Se conseguiu, pode passar para a próxima etapa. Se não atingiu seu objetivo, você precisa treinar de novo e motivar seu time antes de querer prosseguir.

Quem quiser liderar um programa de implementação do 5S precisa entender alguns pontos-chave para ter sucesso:

1° - Você deve estar pronto para dedicar muita energia para coordenar um projeto que vai demorar, no mínimo, 20 semanas (5 meses). Vai precisar de muita disciplina para seguir uma agenda cheia de tarefas cuidando das etapas simultaneamente (antecipar, executar, finalizar). Além de dever negociar constantemente com os outros departamentos, isso porque eles terão outras prioridades e, com o tempo, o entusiasmo cairá.

2° - Você deverá delegar a coordenação dos grupos de trabalho, então divida a fábrica em áreas e designe um responsável para cada parte selecionando seus melhores subordinados. Antes de iniciar o programa, você precisará de algumas reuniões de trabalho com os escolhidos para explicar o papel de cada um e elaborar uma lista de tarefas individual. Durante a implementação, você acompanhará semanalmente cada um para manter a motivação e guiá-los no caminho certo. Fazer reuniões periodicamente com todos juntos pode ser muito útil para padronizar as atividades.

3° - Você precisará vender seu projeto para a Diretoria da Empresa, pois a implementação do 5S vai consumir muitos recursos, tanto horas de pessoas, quanto materiais a ser usados ou comprados. Vão ser mais de dez sessões de treinamento de uma ou duas horas – semanalmente deverá chamar as pessoas numa sala para explicar como implementar cada etapa, uma por uma. Para colocar na prática cada passo do 5S, necessitará reservar, no mínimo, uma hora por semana para cada pessoa. Numa empresa onde eu implementei o 5S, a fábrica parava toda sexta-feira das 09:00 às 10:00 e das 16:00 às 17:00 para se dedicar às atividades de Melhoria Contínua (5S, Kaizen, Quality Circle).

4° - Você trabalhará de par com o RH. Todo seu plano de treinamento terá um sistema de monitoramento para evidenciar o progresso de cada um: levantamento de conhecimento no início do programa; exercícios simples a cada sessão para fixar o conhecimento; prova de final de curso para poder emitir os certificados de treinamento. Assim o RH estará envolvido e o apoiará na organização dos eventos.

5° - Você terá que antecipar cada passo para assegurar que os recursos necessários estão disponíveis. Lembre que seus times terão apenas uma hora semanalmente para implementar as técnicas, então eles não poderão perder tempo em procurar o que precisarão. Por exemplo: chame um fornecedor de material de limpeza para disponibilizar produtos eficazes e para explicar como usá-los corretamente; identifique pintores na sua turma para ensinar os outros e acertar da primeira vez na hora de reformar as máquinas; chame um fornecedor de tinta para identificar os produtos adequados que vão secar rapidamente; desenvolva uma gráfica para poder confeccionar adesivos e placas de identificação; peça para o almoxarifado aumentar seu estoque de produtos de limpeza.

6° - Você divulgará periodicamente os progressos dos projetos para todos os departamentos, pois as prioridades da empresa mudam e sua implementação do 5S não pode parar no meio por falta de apoio. Desenvolva um formulário para divulgar fotos “antes/depois” com explicações do que foi feito e quais foram os ganhos. Escolha KPI para monitorar cada área e assegure que todos sejam comprometidos no apontamento. Insira um treinamento sobre o 5W2H no seu programa para eles saberem elaborar um plano de ação coerente e conseguir o sucesso.

7° - Um diferencial na implementação do 5S é aproveitar o embalo para iniciar a Manutenção Autônoma (TPM). É muito simples, após ter ensinando as pessoas a desenvolver o checklist de limpeza, acrescente itens de controle como nível de óleo de lubrificação, proteção solta, vazamentos. Agregar esse aspecto vai melhorar o desempenho da Produção porque vai ajudar a Manutenção. Assim você conseguirá ganhar mais aliados e talvez ser o responsável por uma mudança ainda maior do que o 5S: a jornada do TPM!

Um bom método para conseguir a aprovação da Diretoria é fazer um piloto. Escolha uma célula importante para a Empresa e implemente o 5S. Assim você vai experimentar sua tática e conseguir identificar os pontos mais críticos do programa. Para os membros do Blog, eu vou disponibilizar um draft de plano de implementação.

Implementar uma mudança é como fazer a escalada de uma montanha, é preciso cautela e ajudar quem está com dificuldade para conseguir chegar no topo juntos. É assim que todos vão sentir o orgulho do trabalho bem feito e estar prontos para subir uma outra montanha.

Bruno Viandier

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Os pontos importantes do DMAIC - 6 SIGMA.

O DMAIC (Define – Measure – Analyze – Improve – Control) é uma metodologia de trabalho muito eficiente para resolver problemas e buscar melhoria. Mas é preciso respeitar o passo a passo para conseguir bons resultados. Não serve usar apenas algumas ferramentas do painel à disposição e pular as etapas críticas.

Esse artigo se destina às pessoas querendo iniciar um projeto 6 SIGMA usando a metodologia DMAIC. É preciso assimilar a filosofia dos dados, tudo deve ser baseado em fatos, nunca em palpite! O objetivo do estudo não é apenas de melhorar o indicador, mais do que tudo, é de reduzir as variações (Sigma).

Os recentes formados (Yellow Belt) são impacientes. Eles querem achar as soluções rápidas antes de entender os detalhes do problema. Tendo um pouco mais de prática (Green Belt), eles analisam corretamente os problemas e conseguem atuar nas causas raízes, mas ainda pecam na longevidade das ações implementadas. Construindo sua experiência (Black Belt), eles são assertivos e asseguram soluções eficazes e duradouras.

Eu sou “Champion 6 SIGMA - DMAIC”.

Eu guio o Time Multifuncional

a usar as ferramentais apropriadas

e a analisar as informações coletadas

para concretizar os Ganhos esperados

sem confundir os parâmetros importantes.

Os primeiros passos: Qual é o assunto? Quem vai fazer parte do time multifuncional? Com qual frequência vai se reunir com o time? Qual é o histórico? Qual vai ser a meta? …. Nesta fase preparatória deve-se focar na viabilidade do projeto. Existem algumas ferramentas de pesquisa e questionários para medir a importância para a empresa e determinar as probabilidades de sucesso.

Geralmente, um projeto tem uma duração de 6 meses, isso é suficiente para obter resultados tangíveis. No primeiro mês, deve-se Definir o projeto. É primordial extrair a essência das ferramentas dessa fase para iniciar bem o estudo. O SIPOC (Supplier – Input – Process – Output – Customer) exige várias sessões de Brainstorming para estabelecer os limites do projeto, não se pode confundir os reais clientes!

No segundo mês, vai-se Medir. É preciso detalhar os processos para identificar as informações críticas e desdobrá-las ao máximo. Conseguir fazer um VSM (Value Stream Mapping) é um diferencial, isso assegura que se consiga levantar informações exaustivamente. É primordial usar as ferramentas de MSA (Measurment System Analyze) para garantir a veracidade dos dados coletados.

No terceiro mês, é a vez das Análises. O Diagrama de Espinha de Peixe (Hishikawa – 5M) e os “5 Porquês” devem fazer parte das suas técnicas de investigação. O objetivo é achar as Causas, ainda não as Soluções! Faça a confirmação das causas evidenciadas usando as ferramentas estatísticas. É preciso fazer muitos gráficos. Faça-os e, somente depois de muitos, espalhe-os na parede e analise-os. O software Minitab proporciona uma grande variedade de técnicas e você deve “abusar” dele sem restrições.

Nos quarto e quinto meses, é a hora de Implementar suas soluções. Lembre-se que um bom plano de ação é definido com o “5W1H”: What? O que? – Why? Por que? – Who? Quem? – When? Quando? – Where? Onde? – How? Como? Fazer um DOE (Desing Of Experiment) seria um bom diferencial, é uma metodologia eficaz para identificar a importância de cada parâmetro de entrada (X) nas saídas (Y). Um bom projeto 6 SIGMA precisa ter alguns “Quick Wins”, são ações simples dando resultados imediatos, devendo ser implementadas já nas fases de Medição ou Análise.

O sexto mês é muito crítico, porque é do Controle. É preciso ter técnicas para monitorar a continuidade das ações implementadas e evidenciar a eficácia nos indicadores. Por exemplo, no caso de Poka-Yoke: Como vai garantir que os dispositivos são sempre capazes de detectar os erros? Usar o FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) ajuda a estabelecer o Plano de Controle e assim identificar quais são as características (Produto) e parâmetros (Processo) que devem ser controlados. Além disso, o PC vai estipular como controlar e com qual frequência.

Uma das chaves do sucesso é ter uma boa comunicação. É preciso horas e horas de conversas com cada pessoa envolvida no projeto para “vender” suas ações e assegurar a permanência no tempo. Convencer os operadores de participar das sessões de trabalho vai garantir o comprometimento de cada um. Antes de implementar uma mudança, você deve explicar para todos o que vai ser feito e os porquês. Se não for assim, é muito provável que não vai haver suficiente colaboração!

Não tenha medo da estatística, colete dados e use o Minitab para analisar. Mesmo que não conheça a ferramenta, logo você vai entender os objetivos de cada um, usando-as muitas vezes. Não use atalhos, siga a metodologia com disciplina e vai descobrir que o caminho para o sucesso está lá, esperando você!

Para desempenhar um bom projeto é preciso de constância. Combine com seu chefe horários reservados na sua agenda para, no mínimo, dedicar uma hora por dia para seu projeto. Faça uma reunião semanal com seu time e seu Champion para evidenciar sua motivação e assegurar que está no caminho certo. Não hesite em cobrar a participação dos membros do seu time e, se for necessário, peça a ajuda dos Gerentes para “motivar” seus parceiros.

Quem gosta de “números” vai ter facilidade nos projetos 6 SIGMA. Quem não gosta, vai aprender a gostar, porque é a chave do sucesso. Logo vai fazer “mínis” DMAIC no dia-a-dia do seu serviço para resolver problemas mais simples, mas com um intuito de ter fatos para apoiar suas decisões.

Bruno Viandier

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