Como implementar um programa de 5S sustentável?

O 5S é muito conhecido, mas infelizmente ele é muitas vezes simplificado: “Como limpar?”. O 5S é : “Como trabalhar sem sujar?”, “Como achar sem procurar?”, “Como não se machucar?”, “Como trabalhar motivado?”, “Como ajudar seu colega?”, “Como prever falhas?”, etc.

Muitas empresas querem implementar a metodologia fazendo uma semana especial: segunda-feira ministra-se um treinamento explicando tudo; terça-feira é o dia do “cata tranqueira”; quarta-feira vamos organizar e limpar a fábrica; quinta-feira é a hora de pintar as máquinas e o piso; na sexta-feira a Diretoria visita a fábrica, tira fotos para divulgar as mudanças feitas e elogia todos pelos esforços. Quanto tempo vai demorar para precisar fazer uma nova semana do 5S?

O 5S é uma filosofia. Aplica-se em qualquer lugar e é importante para qualquer pessoa. Você sabia que o 5S foi desenvolvido por donas de casa no Japão após a segunda guerra mundial? A escassez de recurso e a promiscuidade obrigaram-nas a implementar técnicas para conseguir manter um lar aconchegante e funcional! Elas foram tão eficazes, que os maridos aprenderam e trouxeram essas técnicas de organização e limpeza para as empresas. Isso foi mais um motivo para o Japão se tornar uma referência na eliminação dos desperdícios.

Para conseguir ter sucesso na implementação do 5S e assegurar que vai trazer mudanças na sua empresa, você precisa primeiro entender o último “S” (5°S: Shitsuke – Autodisciplina), e depois estudar os outros passos ao inverso da implementação para descobrir os pontos chaves de cada etapa do programa. Ou seja: O que eu preciso saber antes de poder implementar esse passo? Assim você vai levantar todas as necessidades e construir um plano de implementação eficaz. Isso é uma ferramenta poderosa do Coaching: primeiro definir “Onde quer chegar?”, para descobrir “Como chegar lá?”

O 5S é considerado o primeiro passo de qualquer jornada de melhoria. Eu já implementei o TPS, o TPM e o Lean Manufacturing, mas sempre depois de ter transformado os membros dos meus times como seguidores do 5S. Isso porque eles conseguiram usufruir os benefícios da metodologia e estão preparados para participar na implementação de mais mudanças de cultura. Essa evolução de atitude foi o resultado de meses de esforços e conscientização. É preciso insistir até virar uma rotina.

É primordial seguir o ciclo PDCA: primeiro você vai Planejar (Plan) o que vai fazer sabendo qual é o objetivo da etapa; em seguida vai treinar e Implementar (Do) as técnicas; terceiro você vai monitorar (Check) os efeitos para conseguir evidenciar os benefícios; finalmente você vai Avaliar (Analyze) se conseguiu atingir seu objetivo nesta etapa. Se conseguiu, pode passar para a próxima etapa. Se não atingiu seu objetivo, você precisa treinar de novo e motivar seu time antes de querer prosseguir.

Quem quiser liderar um programa de implementação do 5S precisa entender alguns pontos-chave para ter sucesso:

1° - Você deve estar pronto para dedicar muita energia para coordenar um projeto que vai demorar, no mínimo, 20 semanas (5 meses). Vai precisar de muita disciplina para seguir uma agenda cheia de tarefas cuidando das etapas simultaneamente (antecipar, executar, finalizar). Além de dever negociar constantemente com os outros departamentos, isso porque eles terão outras prioridades e, com o tempo, o entusiasmo cairá.

2° - Você deverá delegar a coordenação dos grupos de trabalho, então divida a fábrica em áreas e designe um responsável para cada parte selecionando seus melhores subordinados. Antes de iniciar o programa, você precisará de algumas reuniões de trabalho com os escolhidos para explicar o papel de cada um e elaborar uma lista de tarefas individual. Durante a implementação, você acompanhará semanalmente cada um para manter a motivação e guiá-los no caminho certo. Fazer reuniões periodicamente com todos juntos pode ser muito útil para padronizar as atividades.

3° - Você precisará vender seu projeto para a Diretoria da Empresa, pois a implementação do 5S vai consumir muitos recursos, tanto horas de pessoas, quanto materiais a ser usados ou comprados. Vão ser mais de dez sessões de treinamento de uma ou duas horas – semanalmente deverá chamar as pessoas numa sala para explicar como implementar cada etapa, uma por uma. Para colocar na prática cada passo do 5S, necessitará reservar, no mínimo, uma hora por semana para cada pessoa. Numa empresa onde eu implementei o 5S, a fábrica parava toda sexta-feira das 09:00 às 10:00 e das 16:00 às 17:00 para se dedicar às atividades de Melhoria Contínua (5S, Kaizen, Quality Circle).

4° - Você trabalhará de par com o RH. Todo seu plano de treinamento terá um sistema de monitoramento para evidenciar o progresso de cada um: levantamento de conhecimento no início do programa; exercícios simples a cada sessão para fixar o conhecimento; prova de final de curso para poder emitir os certificados de treinamento. Assim o RH estará envolvido e o apoiará na organização dos eventos.

5° - Você terá que antecipar cada passo para assegurar que os recursos necessários estão disponíveis. Lembre que seus times terão apenas uma hora semanalmente para implementar as técnicas, então eles não poderão perder tempo em procurar o que precisarão. Por exemplo: chame um fornecedor de material de limpeza para disponibilizar produtos eficazes e para explicar como usá-los corretamente; identifique pintores na sua turma para ensinar os outros e acertar da primeira vez na hora de reformar as máquinas; chame um fornecedor de tinta para identificar os produtos adequados que vão secar rapidamente; desenvolva uma gráfica para poder confeccionar adesivos e placas de identificação; peça para o almoxarifado aumentar seu estoque de produtos de limpeza.

6° - Você divulgará periodicamente os progressos dos projetos para todos os departamentos, pois as prioridades da empresa mudam e sua implementação do 5S não pode parar no meio por falta de apoio. Desenvolva um formulário para divulgar fotos “antes/depois” com explicações do que foi feito e quais foram os ganhos. Escolha KPI para monitorar cada área e assegure que todos sejam comprometidos no apontamento. Insira um treinamento sobre o 5W2H no seu programa para eles saberem elaborar um plano de ação coerente e conseguir o sucesso.

7° - Um diferencial na implementação do 5S é aproveitar o embalo para iniciar a Manutenção Autônoma (TPM). É muito simples, após ter ensinando as pessoas a desenvolver o checklist de limpeza, acrescente itens de controle como nível de óleo de lubrificação, proteção solta, vazamentos. Agregar esse aspecto vai melhorar o desempenho da Produção porque vai ajudar a Manutenção. Assim você conseguirá ganhar mais aliados e talvez ser o responsável por uma mudança ainda maior do que o 5S: a jornada do TPM!

Um bom método para conseguir a aprovação da Diretoria é fazer um piloto. Escolha uma célula importante para a Empresa e implemente o 5S. Assim você vai experimentar sua tática e conseguir identificar os pontos mais críticos do programa. Para os membros do Blog, eu vou disponibilizar um draft de plano de implementação.

Implementar uma mudança é como fazer a escalada de uma montanha, é preciso cautela e ajudar quem está com dificuldade para conseguir chegar no topo juntos. É assim que todos vão sentir o orgulho do trabalho bem feito e estar prontos para subir uma outra montanha.

Bruno Viandier

Expert Industrial & Mentor
bruno@exige.com.br

Deixa seu Comentário e Compartilhe.

Se você está precisando de ajuda, pode entrar em contato comigo (sem compromisso)

Visite meu site para mais informação exige.com.br

Como fazer um layout eficaz?

“Com um layout inadequado, cerca de 30% do tempo destinado à produção é desperdiçado com transporte de materiais e produtos.” - Fonte: SEBRAE

Todos que trabalham numa indústria são influenciados pelo layout da fábrica. Lembre-se que cada um deve se esforçar para facilitar as atividades da Produção. Isso porque é de lá que sai o faturamento, mas também é no chão de fábrica que são gerados os maiores custos. A Engenharia de Processo tem um papel muito importante na busca de redução de desperdícios em parceria com a Produção e a Logística.

Infelizmente, não é comum achar uma sinergia entre os departamentos de uma empresa para buscar o melhor layout. Ele que vai contribuir no desempenho dos operadores e assim proporcionar uma melhor produtividade. Geralmente, cada função da unidade identifica apenas seus problemas e implementa procedimentos para assegurar que seu departamento vai ser eficaz. O assunto “layout” deve estar na pauta da Direção da empresa, se não estiver, não se poderá tomar as decisões necessárias!

Eu liderei um estudo detalhado de layout numa pequena estamparia. Como na maioria das pequenas empresas, não havia recursos dedicados para este tipo de análise. Os equipamentos estão instalados, onde tem espaço livre, sem dar importância exaustivamente aos impactos com as outras áreas da fábrica. Eu mapeei as movimentações acompanhando os maiores produtos e desdobrei as distâncias cobertas pela matéria-prima, os componentes, a sucata, as embalagens, as peças em processamento, os materiais para beneficiamento e os produtos finais. Eu propus 3 alternativas para mudar o layout e evidenciei que poderia reduzir essas movimentações de 30% até 60%.

Veja o método que eu uso para fazer meus estudos de layout.

O início do trabalho consiste em avaliar a situação atual. Eu elaboro o fluxo do processo, no qual identifico todas as entradas, como matéria-prima, componentes, WIP (Work In Progess / Material Em Processamento), embalagens, etc. Naquele fluxograma, eu também determino as saídas a cada passo da produção, tal como WIP, sucata, sobra de material, etc. Para cada elemento entrando ou saindo do processo, eu procuro entender: Como e onde está estocado? Como é manuseado? Qual é a frequência de cada ação? Há alguns problemas de ergonomia? etc...

Para finalizar essa primeira parte, eu vou desenhar os fluxos físicos no croquis da planta, isto é, estabelecer o diagrama “espaguete”. Esse desenho vai falar por si mesmo, eu vou perceber logo se é fácil entender o que está acontecendo no chão de fábrica ou não! Esse estudo de layout vai permitir medir as distâncias cobertas, apontar os pontos de cruzamento, evidenciar os elementos isolados, identificar os lugares de pouca circulação, sinalizar os riscos de atropelamento de operadores, e muito mais.

Neste momento do estudo eu volto para infância! Eu imprimo a planta atual e recorto cada elemento: máquinas, prateleiras, cestos, paletes, mesas, etc. Assim posso facilmente criar novos layouts sem esquecer nenhum elemento. Eu sempre desenvolvo 3 propostas, cada uma baseada num objetivo diferente. Por exemplo, a primeira proposta vai buscar otimizar o transporte de matéria-prima, a segunda opção vai reduzir as distâncias entre os processos, e a terceira alternativa vai usar o conceito de trabalho em células independentes. Em seguida, eu desenho os diagramas “espaguete” em cada nova planta.

Eu vou olhar atentivamente a versão atual e as 3 propostas para me convencer que realmente é melhor! Se eu não fico satisfeito, eu vou desenvolver novas versões até achar uma solução que realmente me agrade. Tendo as 3 opções, eu calculo os novos trajetos e assim evidencio os ganhos de cada layout alternativo.

Por enquanto tudo está no papel, então eu preciso materializar as mudanças. Eu converso com o time da Produção para confirmar os pontos fortes e fracos de cada versão. Então estudo os detalhes técnicos das mudanças com a equipe da Manutenção para estimar os prazos e custos envolvidos. Peço orçamentos dos fornecedores para os novos equipamentos de estocagem e a pintura das áreas. Eu analiso as cargas de produção dos próximos meses com o PCP para prever as possíveis paradas de produção. Depois avalio a necessidade de informar os clientes com a Qualidade e Vendas para incorporar os prováveis prazos de aprovação. Com todos esses elementos, eu posso desenvolver um plano de implementação de cada proposta de novo layout. Além disso, eu preciso calcular o payback, isso é: Em quanto tempo as economias geradas pelas melhoras vão reembolsar os custos das mudanças?

Com tudo isso em mãos, eu posso apresentar meu projeto para a Diretoria da Empresa.

É preciso passar muito tempo no chão de fábrica para entender cada detalhe das operações. Lembre-se da regra dos 80/20, conhecido também como Lei de Pareto (estabelecido por um economista italiano Vilfredo Pareto), que estipula que você vai gastar 20% do seu tempo para resolver 80% dos problemas. Então, você vai gastar 80% do seu tempo para identificar e eliminar os 20% de detalhes restantes! A diferença entre um projeto comum e um estudo excelente é o cuidado dos detalhes. Você vai conseguir resolver os maiores desperdícios em uma semana de estudo, mas depois você vai precisar ficar no chão de fábrica vários dias observando as rotinas de trabalho para identificar os pequenos problemas. São esses detalhes que podem colocar seu projeto em perigo!

Fui responsável por uma fábrica onde havia algumas máquinas nos lugares errados, isso gerava muita confusão devido aos cruzamentos de fluxos. Eu elaborei meu plano de ação e consegui mudar, passo por passo, a posição desses processos em 8 meses. Isso porque não podia parar a produção e o time da Manutenção fazia as mudanças nos fins de semana. O resultado foi muito bom, o trânsito de empilhadeira reduziu, as quantidades de WIP ficaram sob controle, os materiais eram estocados ao lado dos pontos de uso, os operadores podiam comunicar-se facilmente com seus colegas do processo anterior e posterior. Algumas semanas depois, o CEO do Grupo, que costumava visitar a fábrica uma vez por ano, apertou minha mão firmemente e me falou: “Obrigado Bruno por ter mudado o layout. Pela primeira vez em anos, eu consegui entender claramente os processos dessa fábrica!”.

Eu sou um "Mestre da Movimentação":

      Eu instruo o time multifuncional

       a analisar a situação atual e

       a propor as mudanças necessárias

       para eliminar as perdas no Layout

       sem esquecer os detalhes.

Bruno Viandier

Expert Industrial & Mentor
bruno@exige.com.br

Deixa seu Comentário e Compartilhe.

Se você está precisando de ajuda, pode entrar em contato comigo (sem compromisso)

Visite meu site para mais informação exige.com.br

Empilhadeira no chão de fábrica é a ponta do iceberg!

Quando eu vejo uma empilhadeira passar no chão de fábrica,

 10 problemas surgem na minha mente:

1° - Os riscos de acidente, tanto corporais, quanto materiais. Sempre se vê as sequelas das batidas de empilhadeira espalhadas na fábrica. Pergunte para os operadores e cada um poderá lhe contar sobre um acidente envolvendo uma empilhadeira.

2° - A agressão ao meio ambiente, especialmente quando se trata de empilhadeira a gás. O escapamento incomoda a todos, mal cheiro e calor se espalham no ambiente a cada movimentação.

3° - O desperdício de energia. Geralmente a empilhadeira transporta cargas pequenas, o que pode ser comparado a um caminhão viajando com apenas 10% da carga!

4° - A provável falha ergonômica. Como o operador vai manusear essa carga após a empilhadeira deixar no local? Isso porque geralmente as empilhadeiras são muito solicitadas e não capricham quando entrega a carga. Então os operadores devem ajustar manualmente o posicionamento do palete dentro da marcação no chão!

5° - O espaço perdido. Uma empilhadeira precisa de espaço para poder manobrar, também precisa de uma rua larga. Por exemplo, nas esquinas entre as ruas é preciso “quebrar” os cantos para a empilhadeira poder girar.

6° - A necessidade de haver operadores dedicados exclusivamente à empilhadeira. É muito difícil ter polivalência devido às leis trabalhistas..

7° - O excesso de estoque. Geralmente a quantidade transportada vai cobrir mais de um turno de produção, então vai ter material demais estocado no chão de fábrica.

8° - As paradas de produção devido às esperas pela empilhadeira. Quando o operador de produção precisa da empilhadeira, ele sempre vai parar e esperar por ela. Não é comum ver um empilhadeira parada perto do operador como forma de não perder tempo!

9° - A perda de tempo quando a empilhadeira coloca uma carga numa prateleira. O “motorista” precisa fazer várias manobras para conseguir colocar o palete corretamente no local ou pode acontecer um tombamento.

10°- O excesso de manuseio. Uma carga vai para lá, no fim do uso a sobra volta para cá e é colocada na prateleira, depois tirada e em seguida vai colocada de novo!

Um ponto importante para o sucesso de uma empresa é entender que, se a Produção trabalha melhor, vai conseguir vender mais produtos e assim aumentar o faturamento. Então todos devem trabalhar neste objetivo. A Produção trabalha para sustentar os outros departamentos, então todos departamentos devem se esforçar ao máximo para ajudar a Produção, é por isso que se chamam “Departamentos de Apoio”!

Usar a empilhadeira é o mais fácil. Assim o que é recebido dos fornecedores pode ir diretamente para a produção. É aparentemente o mais rápido para quem precisa abastecer a linha de montagem. Mas a análise da situação do local de uso pode levantar muitos desperdícios que são bons motivos para buscar melhorias.

O primeiro passo é substituir as empilhadeiras a gás por paleteiras elétricas, o segundo passo é substituir algumas paleteiras elétricas por paleteiras manuais, o terceiro passo é eliminar o uso da maioria das paleteiras manuais, usando carrinhos para acomodar as caixas dos materiais.

Uma outra ação importante é dimensionar as embalagens compatíveis com o consumo da produção e a frequência de abastecimento. Para isso deve-se saber qual quantidade os clientes pedem, assim determinar um múltiplo para definir os tamanhos dos lotes de produção. Um outro ponto é desenvolver as embalagens para que o operador possa usar diretamente na linha sem precisar fazer um transbordo. Tendo tudo isso em mão, pode adicionar um parâmetro para finalizar o tamanho das caixas: é recomendado que um operador não manuseie peso maior do que 20 quilos.

Time da Logística, vocês devem cobrar a quem for preciso para implementar essas melhorias e eliminar o trânsito de empilhadeiras dentro da fábrica. Fazendo isso vocês vão colocar sua empresa num outro patamar!

Engenheiros, leiam a NR17 sobre ergonomia e busquem conhecimento das boas práticas para projetar os postos de trabalho. Existem muitas soluções desenvolvidas e prontas para usar que vão simplificar a vida dos operadores e, consequentemente, gerar ganhos de produtividade.

É muito difícil fazer coisas simples!

Deve-se sempre ter em mente a vontade de mudar. Ninguém acerta a melhor solução da primeira vez.

Muitos esforços são necessários para ficar cada vez mais perto da perfeição, o que é uma ilusão, porque tudo sempre pode ser melhorado!

Bruno Viandier

Expert Industrial & Mentor
bruno@exige.com.br

Deixa seu Comentário e Compartilhe.

Se você está precisando de ajuda, pode entrar em contato comigo (sem compromisso)

Visite meu site para mais informação exige.com.br