A importância dos KPI

A sigla KPI significa “Key Performance Indicator”, traduzida por “Indicador Chave de Desempenho”. Cada função de uma empresa deve ter seu Painel de Controle (Dashboard). É preciso escolher os KPIs coerentes com sua atividade. Mas cuidado, qualquer indicador não é um KPI, apenas aqueles mais críticos (Chave) devem ser chamados de KPI.

Não é por acaso que os primeiros passos do 6 Sigma são Definir e Medir (DMAIC). Antes de querer melhorar, é preciso poder medir, e antes disso saber “o que” monitorar. Os KPIs devem ser conhecidos de todos os envolvidos e estar disponíveis para consulta a qualquer momento.

Cada KPI deve ter uma Meta, pois sem referencial não se pode avaliar. Uma boa prática é definir um limite inferior e um limite superior, não apenas um valor de referência. Assim todos podem reagir proporcionalmente ao desvio – isso ajuda para transmitir o sentimento de “urgência” para seu time. O melhor sistema é aquele que mostra 4 faixas: Verde = OK, continuar assim; Amarelo = CUIDADO, precisa inverter a tendência; Vermelho = ALERTA, implementar ações corretivas imediatamente para corrigir os resultados; Azul = PARABÉNS, estamos bem melhor que previsto.

Eu desenvolvi muitos “Tableau de Bord”. Em cada um dos meus departamentos, eu costumo fazer um brainstorming com meu time para identificar quais são os parâmetros críticos (KPI) e os indicadores de apoio. Nós estipulamos metas analisando o histórico e projetando os resultados esperados em função dos desafios estipulados pela empresa. Cada KPI tem um dono – o membro do time é responsável por coletar os dados, atualizar os gráficos, fazer os comentários para explicar as tendências e, caso necessário, chamar os envolvidos para estabelecer um plano de ação.

Dessa maneira as pessoas são envolvidas e comprometidas, cada um entende a importância dos KPIs e consegue reagir apropriadamente. Eu já trabalhei em empresa com sistema de “reporting” corporativo “on line”, assim você pode facilmente consultar os KPIs das outras empresas do Grupo para fazer um Benchmarking (comparativo). Mas existem também casos menos produtivos: quando a Matriz impõe KPI sem explicar os motivos, as pessoas preenchem os relatórios sem entender os porquês, consequentemente elas não reagem, mesmo quando o indicador está fora!

É importante escolher uma unidade de medição apropriada. Por exemplo, um operador de produção preocupado com a qualidade do seu serviço, começou a medir quantos quilogramas de produto eram reprovados por dia. Algumas semanas depois, ele me procurou e, com orgulho, me mostrou que o refugo estava caindo. Eu o agradeci pela iniciativa e o incentivei a montar uma tabela com três colunas: quantidade processada em Kg; quantidade reprovada em Kg; indicador de refugo em %. Ele conseguiu preencher os dados dos últimos 2 meses e descobriu que a quantidade reprovada tinha caído apenas porque a quantidade processada tinha reduzido. Infelizmente a % de refugo era estável! Desse dia para frente, ele foi nomeado líder de um grupo de trabalho para analisar o refugo diariamente, e em algumas semanas conseguimos melhorar esse KPI.

Eu implementei a metodologia TPM (Total Productive Management) e, desde essa época, eu procuro definir meu Painel de Indicadores seguindo o PQCDSM (Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety, Moral). Dessa forma, sei que vou acompanhar KPIs representativos da função global na empresa. Os KPIs devem medir o que é importante, não apenas focando nos projetos a curto prazo.

Antes de definir seu Dashboard, pesquise quais são os KPIs do seu chefe! Seus objetivos devem ser alinhados com as metas globais da empresa e com os compromissos do seu departamento.

Bruno Viandier

Expert Industrial & Mentor
bruno@exige.com.br

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