Como implementar um programa de 5S sustentável?

O 5S é muito conhecido, mas infelizmente ele é muitas vezes simplificado: “Como limpar?”. O 5S é : “Como trabalhar sem sujar?”, “Como achar sem procurar?”, “Como não se machucar?”, “Como trabalhar motivado?”, “Como ajudar seu colega?”, “Como prever falhas?”, etc.

Muitas empresas querem implementar a metodologia fazendo uma semana especial: segunda-feira ministra-se um treinamento explicando tudo; terça-feira é o dia do “cata tranqueira”; quarta-feira vamos organizar e limpar a fábrica; quinta-feira é a hora de pintar as máquinas e o piso; na sexta-feira a Diretoria visita a fábrica, tira fotos para divulgar as mudanças feitas e elogia todos pelos esforços. Quanto tempo vai demorar para precisar fazer uma nova semana do 5S?

O 5S é uma filosofia. Aplica-se em qualquer lugar e é importante para qualquer pessoa. Você sabia que o 5S foi desenvolvido por donas de casa no Japão após a segunda guerra mundial? A escassez de recurso e a promiscuidade obrigaram-nas a implementar técnicas para conseguir manter um lar aconchegante e funcional! Elas foram tão eficazes, que os maridos aprenderam e trouxeram essas técnicas de organização e limpeza para as empresas. Isso foi mais um motivo para o Japão se tornar uma referência na eliminação dos desperdícios.

Para conseguir ter sucesso na implementação do 5S e assegurar que vai trazer mudanças na sua empresa, você precisa primeiro entender o último “S” (5°S: Shitsuke – Autodisciplina), e depois estudar os outros passos ao inverso da implementação para descobrir os pontos chaves de cada etapa do programa. Ou seja: O que eu preciso saber antes de poder implementar esse passo? Assim você vai levantar todas as necessidades e construir um plano de implementação eficaz. Isso é uma ferramenta poderosa do Coaching: primeiro definir “Onde quer chegar?”, para descobrir “Como chegar lá?”

O 5S é considerado o primeiro passo de qualquer jornada de melhoria. Eu já implementei o TPS, o TPM e o Lean Manufacturing, mas sempre depois de ter transformado os membros dos meus times como seguidores do 5S. Isso porque eles conseguiram usufruir os benefícios da metodologia e estão preparados para participar na implementação de mais mudanças de cultura. Essa evolução de atitude foi o resultado de meses de esforços e conscientização. É preciso insistir até virar uma rotina.

É primordial seguir o ciclo PDCA: primeiro você vai Planejar (Plan) o que vai fazer sabendo qual é o objetivo da etapa; em seguida vai treinar e Implementar (Do) as técnicas; terceiro você vai monitorar (Check) os efeitos para conseguir evidenciar os benefícios; finalmente você vai Avaliar (Analyze) se conseguiu atingir seu objetivo nesta etapa. Se conseguiu, pode passar para a próxima etapa. Se não atingiu seu objetivo, você precisa treinar de novo e motivar seu time antes de querer prosseguir.

Quem quiser liderar um programa de implementação do 5S precisa entender alguns pontos-chave para ter sucesso:

1° - Você deve estar pronto para dedicar muita energia para coordenar um projeto que vai demorar, no mínimo, 20 semanas (5 meses). Vai precisar de muita disciplina para seguir uma agenda cheia de tarefas cuidando das etapas simultaneamente (antecipar, executar, finalizar). Além de dever negociar constantemente com os outros departamentos, isso porque eles terão outras prioridades e, com o tempo, o entusiasmo cairá.

2° - Você deverá delegar a coordenação dos grupos de trabalho, então divida a fábrica em áreas e designe um responsável para cada parte selecionando seus melhores subordinados. Antes de iniciar o programa, você precisará de algumas reuniões de trabalho com os escolhidos para explicar o papel de cada um e elaborar uma lista de tarefas individual. Durante a implementação, você acompanhará semanalmente cada um para manter a motivação e guiá-los no caminho certo. Fazer reuniões periodicamente com todos juntos pode ser muito útil para padronizar as atividades.

3° - Você precisará vender seu projeto para a Diretoria da Empresa, pois a implementação do 5S vai consumir muitos recursos, tanto horas de pessoas, quanto materiais a ser usados ou comprados. Vão ser mais de dez sessões de treinamento de uma ou duas horas – semanalmente deverá chamar as pessoas numa sala para explicar como implementar cada etapa, uma por uma. Para colocar na prática cada passo do 5S, necessitará reservar, no mínimo, uma hora por semana para cada pessoa. Numa empresa onde eu implementei o 5S, a fábrica parava toda sexta-feira das 09:00 às 10:00 e das 16:00 às 17:00 para se dedicar às atividades de Melhoria Contínua (5S, Kaizen, Quality Circle).

4° - Você trabalhará de par com o RH. Todo seu plano de treinamento terá um sistema de monitoramento para evidenciar o progresso de cada um: levantamento de conhecimento no início do programa; exercícios simples a cada sessão para fixar o conhecimento; prova de final de curso para poder emitir os certificados de treinamento. Assim o RH estará envolvido e o apoiará na organização dos eventos.

5° - Você terá que antecipar cada passo para assegurar que os recursos necessários estão disponíveis. Lembre que seus times terão apenas uma hora semanalmente para implementar as técnicas, então eles não poderão perder tempo em procurar o que precisarão. Por exemplo: chame um fornecedor de material de limpeza para disponibilizar produtos eficazes e para explicar como usá-los corretamente; identifique pintores na sua turma para ensinar os outros e acertar da primeira vez na hora de reformar as máquinas; chame um fornecedor de tinta para identificar os produtos adequados que vão secar rapidamente; desenvolva uma gráfica para poder confeccionar adesivos e placas de identificação; peça para o almoxarifado aumentar seu estoque de produtos de limpeza.

6° - Você divulgará periodicamente os progressos dos projetos para todos os departamentos, pois as prioridades da empresa mudam e sua implementação do 5S não pode parar no meio por falta de apoio. Desenvolva um formulário para divulgar fotos “antes/depois” com explicações do que foi feito e quais foram os ganhos. Escolha KPI para monitorar cada área e assegure que todos sejam comprometidos no apontamento. Insira um treinamento sobre o 5W2H no seu programa para eles saberem elaborar um plano de ação coerente e conseguir o sucesso.

7° - Um diferencial na implementação do 5S é aproveitar o embalo para iniciar a Manutenção Autônoma (TPM). É muito simples, após ter ensinando as pessoas a desenvolver o checklist de limpeza, acrescente itens de controle como nível de óleo de lubrificação, proteção solta, vazamentos. Agregar esse aspecto vai melhorar o desempenho da Produção porque vai ajudar a Manutenção. Assim você conseguirá ganhar mais aliados e talvez ser o responsável por uma mudança ainda maior do que o 5S: a jornada do TPM!

Um bom método para conseguir a aprovação da Diretoria é fazer um piloto. Escolha uma célula importante para a Empresa e implemente o 5S. Assim você vai experimentar sua tática e conseguir identificar os pontos mais críticos do programa. Para os membros do Blog, eu vou disponibilizar um draft de plano de implementação.

Implementar uma mudança é como fazer a escalada de uma montanha, é preciso cautela e ajudar quem está com dificuldade para conseguir chegar no topo juntos. É assim que todos vão sentir o orgulho do trabalho bem feito e estar prontos para subir uma outra montanha.

Bruno Viandier

Expert Industrial & Mentor
bruno@exige.com.br

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